Des erreurs, cela peut arriver à tout le monde. Comment y remédier sur Simpluse.app ?
Pourquoi ne peut-on pas simplement supprimer un document ?
Il s’agit de respecter strictement la législation relative à l’archivage des documents d’une entreprise.
En effet, si une entreprise supprime des documents à sa convenance, l’administration pourrait y voir une tentative de dissimulation ou de fraude. Même si la suppression est faite de bonne foi, elle est considérée comme une mauvaise pratique au regard de la loi.
Avec l’arrivée de la facturation électronique et le renforcement des contrôles fiscaux, il est devenu essentiel de conserver une trace de toutes les modifications apportées aux documents.
C’est pourquoi, au lieu de supprimer un document, il convient de le corriger.
Il est important de préciser que Simpluse n’est pas utilisé dans un seul pays.
Par conséquent, l’application doit respecter l’ensemble des législations relatives à l’archivage en vigueur dans les différents pays où elle est utilisée. Elle vous protège d’autant plus en garantissant que vos documents restent conformes aux obligations légales, quel que soit le pays concerné.
Deux options pour palier à ce problème :
Option 1 : Note de crédit ou Facture rectificative
Si vous avez créé une facture avec certains articles et que vous constatez ensuite qu’elle comporte une erreur, il suffit de la publier, puis d’établir une note de crédit, ou plus précisément une facture rectificative. En effet, dans Simpluse, il n’existe pas réellement de « note de crédit » distincte. Il s’agit d’une facture rectificative dont le montant est négatif. D’un point de vue comptable, cela permet de ne gérer que deux facturiers (devis et factures), au lieu d’en avoir un troisième dédié aux notes de crédit.
Si vous ne savez pas comment établir une note de crédit, cliquez sur le bouton ci-dessous pour consulter l’article explicatif :
Option 2 : Facture nulle
Si vous avez créé une facture mais qu’elle est vide, vous pouvez simplement la publier sans difficulté.
En comptabilité, une facture avec un montant nul ne pose aucun problème, à condition qu’il soit clairement indiqué sur le document qu’il s’agit d’une erreur.
Pour cela, suivez les étapes suivantes :
- Sur votre nouveau document vide, cliquez sur « Détails sur le document ».
- Modifiez ensuite la ligne d’article en cliquant sur l’icône en forme de crayon.
- Faites défiler la page et, dans le champ « Désignation », indiquez : « Facture établie par erreur – montant nul », puis enregistrez.
- Revenez ensuite sur la page de la facture, vérifiez l’aperçu, puis publiez et partagez le document.
Même s’il s’agit d’une facture établie par erreur, il est essentiel de la publier et de la télécharger afin d’en conserver une trace conforme aux obligations légales.
Vidéo tuto
Je vous invite à visionner la courte vidéo ci-dessous concernant l’option 2 :