Lorsque vous avez créé un compte gratuit pour votre entreprise, vous recevez un identifiant (l’adresse e-mail que vous avez indiqué lors de l’inscription) et un mot de passe pour vous connecter à la partie administrative de l’application Simpluse.
Vous devez maintenant créer votre première base de données. Cette base de données contiendra votre facturier, ainsi que toutes les informations relatives à votre activité : les coordonnées de vos clients, vos devis, factures, etc… C’est aussi dans cette base de données que vous indiquerez toutes les coordonnées de votre établissement, les paramètres de comptabilité et de gestion de la TVA, vos conditions, l’identité commerciale de vos documents (logo et thème), etc…
Simpluse est capable de gérer plusieurs facturiers. Pour cela, il suffit de créer une base de données pour chaque facturier. Vous pouvez ainsi utiliser un facturier distinct pour chaque activité de votre entreprise et le personnaliser selon vos besoins, avec ces paramètres et son image spécifique.
Ajouter votre première base de données
Pour commencer, cliquez sur le bouton « Ajouter » (+) situé à droite de la barre de titre de la liste des bases de données de votre compte. Si vous n’avez pas encore de base de données, le bouton est mis en évidence et vous êtes invité à créer votre première base de données.
Vous serez guidé tout au long de la procédure de création de la nouvelle base de données.
Il suffit de suivre les étapes une par une.
1. Nom de la base de données
Pour commencer, vous êtes invité à donner un nom ou un titre à votre nouvelle base de données. Il s’agit d’un intitulé que vous pourrez modifier par la suite, si vous le souhaitez. Lorsque vous utiliserez votre base de données, cet intitulé sera affiché comme titre de l’application.
2. Facturier et numérotation
Indiquez à présent les paramètres de numérotation de vos documents. Il s’agit, plus précisément, des numéros de série de départ pour les devis et les factures.
Vous êtes également invité à indiquer un code de préfixe pour votre facturier. Ce code est important car il permet de savoir à quel facturier appartiennent les factures que vous produirez ensuite.
D’un point de vue comptable, vous pouvez avoir plusieurs facturiers, par exemple, pour distinguer des activités ou des départements différents de votre entreprise. Le code de préfixe devrait donc être différent pour chaque facturier.
Pour des raisons légales, ces paramètres ne pourront plus être modifiés par la suite. Par conséquent, soyez particulièrement attentif au cours de cette étape.
3. Devise et arrondis
Indiquez maintenant les paramètres qui concernent la devise (la monnaie) dans laquelle vos prix vont être exprimés. Vous pouvez aussi indiquer le sigle de la monnaie. Par exemple, vous pouvez indiquer le sigle « € » pour Euro.
Sachez que l’application converti automatiquement les principaux sigles monétaires en code ISO-4217. Ainsi, le sigle « € » est converti automatique en « EUR » pour répondre à la norme ISO-4217 lorsque c’est nécessaire. Vous n’avez donc pas à vous en soucier.
Vous devez aussi indiquer les paramètres d’arrondis des montants. Par défaut, l’arrondi proposé est celui qui s’applique à l’Euro, autrement-dit au centime d’Euro. Il faut donc, dans le cas de l’Euro, compter 2 chiffres après la virgule. Pour votre facilité, un exemple est affiché en regard du paramètre.
Veuillez noter aussi que pour des raisons légales, ces paramètres ne pourront plus être modifiés par la suite. Soyez attentif.
4. Coordonnées de votre établissement
Indiquez maintenant les coordonnées de votre établissement. Vous pouvez aussi ajouter des informations de contact supplémentaires, comme par exemple, l’adresse e-mail de contact de votre entreprise, votre site web, etc… Vous pourrez corriger ou compléter ces informations par la suite, si vous le souhaitez.
5. Mentions légales et registres
Vous pouvez à présent indiquer les mentions légales qui doivent apparaitre sur vos documents. Elles seront généralement placées dans le pied de page de vos devis et factures.
La plupart des mentions sont optionnelles. Par conséquent, si vous omettez une information, elle ne figurera pas sur vos documents, tout simplement. Bien sûr, vous pourrez, à tous moment, ajouter, corriger et même supprimer l’une ou l’autre de ces informations.
Les mentions légales seront automatiquement sélectionnées et proposées en fonction de votre pays. De cette manière, il suffit de remplir le formulaire de la manière la plus exhaustive possible pour produire des documents parfaitement en règle et complets.
En bas du formulaire, vous avez aussi un champ libre pour indiquer une ou plusieurs mentions spécifiques à votre activité. N’hésitez pas à en faire usage.
6. Coordonnées bancaires de votre entreprise
Vous devez faire figurer les coordonnées du compte bancaire de votre entreprise sur vos documents.
Introduisez le numéro IBAN de votre compte bancaire, ainsi que le code BIC de votre banque. Pour éviter toute erreur de saisie, l’application vérifie le format du numéro de compte IBAN que vous introduisez, ainsi que celui du code BIC de la banque. Vos clients pourront ainsi vous payer sans difficulté.
Si vous éprouvez des difficultés à retrouver le code BIC de votre banque, vous pouvez utiliser un service de vérification de numéro IBAN comme, par exemple, celui de IBAN.com.
Votre première base de données est prête
Lorsque vous validez la dernière étape du formulaire de création, votre nouvelle base de données est créée immédiatement. A ce stade, elle est déjà prête à recevoir vos premiers clients et documents.
Pour ouvrir votre nouvelle base de données, il suffit de cliquer sur son icone qui apparait à présent, sur le tableau de bord de votre application, sous la rubrique « Bases de données ».
Si vous cliquez sur les 3 petits points, en haut à droite de l’icone de la base de données, vous avez accès aux paramètres. Vous pouvez ainsi personnaliser la configuration de la base de données, rectifier des mentions, etc…