Avant d’envoyer un document à votre client, vous devez d’abord le publier. Cette opération consiste à valider et à verrouiller le contenu du document tel qu’il sera définitivement fourni à votre client. Vous ne pouvez distribuer que les documents publiés. De cette manière, vous archivez et conservez le document tel qu’il a été imprimé ou envoyé à votre client.
Publiez votre devis
Pour publier un document, vous devez ouvrir son aperçu. De cette manière, vous pouvez vérifier et valider le document avant de le publier. Pour cela, cliquez sur le bouton « Aperçu et validation » situé dans la barre de l’application.
Vérifiez votre document avant de le publier
Lorsque vous observez l’aperçu du document, assurez-vous qu’il est complet et correct. Si c’est le cas et que vous n’avez plus de modification à apporter, cliquez sur le bouton « Publier » dans la barre de l’application. De cette manière, vous validez et publiez le document.
Un document publié est protégé contre les modifications. Il s’agit de la version finale du document que vous mettez à disposition de votre client. Par conséquent, assurez-vous qu’il soit bien conforme avant de confirmer sa publication.
Distribuez votre devis
Pour distribuer le document, cliquez sur le bouton « Partager » qui apparait maintenant dans la barre de l’application.
Choisissez la méthode de distribution
Vous pouvez à présent choisir la méthode de distribution du document. Bien sûr, vous pouvez télécharger et imprimer vous-même le document. Mais vous pouvez aussi l’envoyer directement à votre client à partir de l’application Simpluse. Pour cela, sélectionnez l’option « Envoyer par e-mail ».
Envoyez directement votre document à l’adresse e-mail du client à partir de l’application
Vous pouvez envoyer directement votre document à partir de l’application. Assurez-vous que l’adresse e-mail de votre correspondant est correct. Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser le sujet et le corps du message. Le document sera ajouté en tant que pièce jointe du message. Pour le reste, il suffit de vous laisser guider par l’application. C’est très facile!
N’oubliez pas de télécharger une copie du document pour vos archives.
Vous pouvez aussi ajouter un accès utilisateur supplémentaire pour votre comptable. De cette manière, il pourra lui-même récupérer vos documents et les états de votre facturation pour établir la comptabilité de votre entreprise sans votre aide.
Vous pouvez ajouter cet accès à partir des paramètres de configuration de votre base de données, sous la rubrique « Utilisateurs ». Pour cela, vous devez utiliser l’application Simpluse pour les administrateurs.