Qu’est-ce qu’une note de crédit (ou un « avoir » en France) ?
Il s’agit d’une facture rectificative dont le montant total est négatif. Toute facture dont le montant total est négatif est automatiquement renommé “note de crédit”. Cependant, le document reste une facture.
Une facture totalise un montant positif qui augmente le compte débiteur du client. Autrement dit, une facture augmente le montant que le client doit vous payer.
En revanche, une note de crédit est une facture dont le montant négatif diminue le compte débiteur du client d’autant. En d’autres termes, le montant de la note de crédit est déduit du montant total que votre client doit vous payer.
Vous pouvez annuler n’importe quelle facture par une note de crédit. Pour cela, placez-vous sur la page de la facture que vous souhaitez annuler, puis concentrez-vous sur le widget « Encaissement ».
Condition préalable pour pouvoir annuler une facture
Afin d’annuler une facture, le montant total reçu doit être nul. Si vous avez déjà encaissé un acompte, vous devez rembourser cet acompte en ajoutant une opération de remboursement en cliquant sur l’icone « crayon ».
Supposons, par exemple, que vous avez déjà reçu un acompte de 100,00 €. Vous avez un encaissement reçu de 100,00 €. Le total reçu de la facture est donc de 100,00 €. Tant que le solde restant dû n’est pas égal au montant total de la facture, vous ne pourrez pas annuler la facture. En effet, que deviennent ces 100,00 € d’acompte ? Vous devez d’abord « rembourser » l’acompte avant de pouvoir annuler la facture. La facture sera en réalité entièrement soldée par le montant de la note de crédit et vice-versa. Dans cet exemple, vous devez ajouter une opération de remboursement qui compense l’acompte reçu pour arriver à un total perçu de zéro. Autrement dit, ajouter un paiement reçu de -100,00 €. Ainsi, 100,00 € – 100,00 € = zéro €.
Pour en savoir plus, consulter la page « Éditez vos encaissements et remboursements« .
Annuler la totalité de la facture
Lorsque le total perçu sur la facture est bien de zéro €, vous pouvez annuler la facture par une note de crédit du même montant négatif en un seul clic. Pour cela, cliquez sur l’icone « Annuler par une note de crédit ».
Vous créez ainsi une note de crédit dont le montant total correspond au montant de la facture. Bien sûr, chaque montant de TVA est ventilé en conséquence pour correspondre à ceux de la facture d’origine.
Au niveau de la gestion des encaissements, le montant de la note de crédit solde celui de la facture et le montant de la facture solde celui de la note de crédit. Cela annule donc le montant dû de la facture pour le client et votre gestion des encaissements est correctement alignée avec votre facturation.
Annuler partiellement une facture
Si vous ne souhaitez annuler qu’une partie d’une facture, vous devez procéder d’une autre manière. Créez directement une nouvelle facture et ajoutez les articles que vous désirez retirer en indiquant une quantité négative.
Si le montant total est négatif…
Si le montant total de la facture est négatif, celle-ci sera automatiquement renommée « note de crédit ».
Pensez à ajouter le montant de votre note de crédit au crédit de votre client en ajoutant le montant positif de la note de crédit dans les encaissements reçus de la facture d’origine (celle que vous corrigez par la note de crédit).
Ainsi, par exemple, si vous avez créé une note de crédit d’un montant de -100,00 €, ajoutez un montant de 100,00 € (montant positif) dans la liste des encaissements de la facture d’origine. Vous pouvez aussi indiquer la référence de la note de crédit en commentaire. Cela facilitera votre gestion par la suite.
Dans les remboursements de la note de crédit, pensez aussi à ajouter le montant remboursé par la note de crédit : -100,00 €. Pour justifier l’opération, pensez à indiquer la référence de la facture en commentaire. De cette façon, la note de crédit sera soldée et le montant dû sur la facture d’origine diminué en conséquence.
Si le montant total est positif…
Vous pouvez aussi choisir d’annuler certains articles d’une facture précédente sur une nouvelle facture qui contiendra aussi des articles supplémentaires. Cette facture rectifie la facture précédente. Cependant, l’ajout des nouveaux articles abouti à un montant total positif. Dans ce cas, il ne s’agit pas d’une note de crédit, mais bien d’une nouvelle facture.
Dans ce cas, il n’est pas nécessaire d’ajuster les encaissements et remboursements. En effet, le crédit est directement déduit du montant des nouveaux articles facturés.
Supposons que vous annulez des articles pour un montant total de 100,00 € et que, sur le même document, vous ajoutez des nouveaux articles pour un montant total de 300,00 €. Vous obtenez une facture dont le montant total est de 200,00 € (300,00 € – 100,00 €). Dans ce cas, vous n’avez aucun remboursement à donner à votre client. Il vous doit bien 200,00 € de plus. Il payera donc le montant total de la facture d’origine, plus les 200,00 € de la nouvelle facture.