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À quoi ressemble une facture électronique

Contrairement à ce que beaucoup imaginent, une facture électronique n’est pas un document PDF que l’on peut ouvrir, lire ou imprimer comme une feuille classique.

Une facture électronique ne contient aucun logo, aucune couleur, aucune mise en page, aucun tableau visuel. On n’y trouve ni marges, ni typographie, ni organisation graphique.

Il ne s’agit pas d’un document conçu pour être lu par un humain, mais d’un message informatique structuré, destiné à être traité automatiquement par des plateformes spécifiques et des logiciels de comptabilité.

Une facture électronique est composée uniquement de champs normalisés, comme :

  • le numéro de facture,
  • la date d’émission,
  • le montant total,
  • le taux de TVA applicable,
  • les coordonnées du client et du fournisseur (adresse, numéro de TVA, etc.),
  • les références des articles ou services facturés.

Tous ces champs sont organisés selon un standard technique imposé conforme aux exigences du réseau PEPPOL.

C’est cette standardisation qui permet une lecture automatique et sans erreur par les plateformes automatisées de l’administration fiscale et des experts-comptables, aussi bien que par celles des clients.

Prenez le temps d’examiner l’exemple de facture électronique ci-dessous. Vous constaterez que chaque champ de donnée est normalisé et respecte un encodage spécifique. Une facture électronique est un message informatique et non pas un document numérisé comme pourrait l’être un fichier PDF, une image, ou une feuille de calculs.

FACTURE UBL PEPPOL BIS3 (Exemple fictif)
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
     xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2"
     xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
  <cbc:CustomizationID>
    urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0
  </cbc:CustomizationID>
  <cbc:ProfileID>
    urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0
  </cbc:ProfileID>
  <cbc:ID>2019/190</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2024-09-02</cbc:IssueDate>
  <cbc:DueDate>2024-10-02</cbc:DueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
  <cbc:BuyerReference>2019-0000L</cbc:BuyerReference>
  <cac:InvoicePeriod>
    <cbc:StartDate>2023-06-12</cbc:StartDate>
    <cbc:EndDate>2023-06-12</cbc:EndDate>
  </cac:InvoicePeriod>
  <cac:AdditionalDocumentReference>
    <cbc:ID>2019/190</cbc:ID>
    <cbc:DocumentDescription>CommercialInvoice</cbc:DocumentDescription>
    </cac:AdditionalDocumentReference>
  <cac:AccountingSupplierParty>
    <cac:Party>
      <cbc:EndpointID schemeID="0208">0820230020</cbc:EndpointID>
      <cac:PostalAddress>
        <cbc:StreetName>222, Rue Louis Demeuse</cbc:StreetName>
        <cbc:CityName>Herstal</cbc:CityName>
        <cbc:PostalZone>4040</cbc:PostalZone>
        <cac:Country>
          <cbc:IdentificationCode>BE</cbc:IdentificationCode>
        </cac:Country>
      </cac:PostalAddress>
      <cac:PartyTaxScheme>
        <cbc:CompanyID>BE0820230020</cbc:CompanyID>
        <cac:TaxScheme>
          <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
        </cac:TaxScheme>
      </cac:PartyTaxScheme>
      <cac:PartyLegalEntity>
        <cbc:RegistrationName>BEDESK srl</cbc:RegistrationName>
      </cac:PartyLegalEntity>
      <cac:Contact>
        <cbc:Name>BEDESK srl</cbc:Name>
        <cbc:Telephone>+3243629918</cbc:Telephone>
        <cbc:ElectronicMail>info@bedesk.be</cbc:ElectronicMail>
      </cac:Contact>
    </cac:Party>
  </cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:AccountingCustomerParty>
    <cac:Party>
      <cbc:EndpointID schemeID="9938">lu10850110</cbc:EndpointID>
      <cac:PostalAddress>
        <cbc:StreetName>Château de Clervaux</cbc:StreetName>
        <cbc:AdditionalStreetName>6, Montée du Château</cbc:AdditionalStreetName>
        <cbc:CityName>Clervaux</cbc:CityName>
        <cbc:PostalZone>L-9701</cbc:PostalZone>
        <cac:Country>
          <cbc:IdentificationCode>LU</cbc:IdentificationCode>
        </cac:Country>
      </cac:PostalAddress>
      <cac:PartyTaxScheme>
        <cbc:CompanyID>LU10850110</cbc:CompanyID>
        <cac:TaxScheme>
          <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
        </cac:TaxScheme>
      </cac:PartyTaxScheme>
      <cac:PartyLegalEntity>
        <cbc:RegistrationName>Administration communale de Clervaux</cbc:RegistrationName>
      </cac:PartyLegalEntity>
    </cac:Party>
  </cac:AccountingCustomerParty>
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    <cac:DeliveryLocation>
      <cac:Address>
        <cbc:StreetName>Château de Clervaux</cbc:StreetName>
        <cbc:AdditionalStreetName>6, Montée du Château</cbc:AdditionalStreetName>
        <cbc:CityName>Clervaux</cbc:CityName>
        <cbc:PostalZone>L-9701</cbc:PostalZone>
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          <cbc:IdentificationCode>LU</cbc:IdentificationCode>
        </cac:Country>
      </cac:Address>
    </cac:DeliveryLocation>
  </cac:Delivery>
  <cac:PaymentMeans>
    <cbc:PaymentMeansCode name="Credit transfer">30</cbc:PaymentMeansCode>
    <cbc:PaymentID>FAC/2019/190</cbc:PaymentID>
    <cac:PayeeFinancialAccount>
      <cbc:ID>BE9100000000000000</cbc:ID>
      <cbc:Name>ING</cbc:Name>
      <cac:FinancialInstitutionBranch>
        <cbc:ID>BBRUBEBB</cbc:ID>
      </cac:FinancialInstitutionBranch>
    </cac:PayeeFinancialAccount>
  </cac:PaymentMeans>
  <cac:PaymentTerms>
    <cbc:Note>Paiement dans les 30 jours (avant la date d'échéance de la facture).</cbc:Note>
  </cac:PaymentTerms>
  <cac:TaxTotal>
    <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">0</cbc:TaxAmount>
    <cac:TaxSubtotal>
      <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">2234.25</cbc:TaxableAmount>
      <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">0</cbc:TaxAmount>
      <cac:TaxCategory>
        <cbc:ID>K</cbc:ID>
        <cbc:Percent>0</cbc:Percent>
        <cbc:TaxExemptionReasonCode>VATEX-EU-IC</cbc:TaxExemptionReasonCode>
        <cbc:TaxExemptionReason>Intra-community supply - Services B2B</cbc:TaxExemptionReason>
        <cac:TaxScheme>
          <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
        </cac:TaxScheme>
      </cac:TaxCategory>
    </cac:TaxSubtotal>
  </cac:TaxTotal>
  <cac:LegalMonetaryTotal>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">2234.25</cbc:LineExtensionAmount>
    <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">2234.25</cbc:TaxExclusiveAmount>
    <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">2234.25</cbc:TaxInclusiveAmount>
    <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">2234.25</cbc:PayableAmount>
  </cac:LegalMonetaryTotal>
  <cac:InvoiceLine>
    <cbc:ID>1</cbc:ID>
    <cbc:InvoicedQuantity unitCode="MTK">2</cbc:InvoicedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">1570</cbc:LineExtensionAmount>
    <cac:Item>
      <cbc:Description>test</cbc:Description>
      <cbc:Name>1</cbc:Name>
      <cac:SellersItemIdentification>
        <cbc:ID>REF0001</cbc:ID>
      </cac:SellersItemIdentification>
      <cac:ClassifiedTaxCategory>
        <cbc:ID>K</cbc:ID>
        <cbc:Percent>0</cbc:Percent>
        <cac:TaxScheme>
          <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
        </cac:TaxScheme>
      </cac:ClassifiedTaxCategory>
    </cac:Item>
    <cac:Price>
      <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">785</cbc:PriceAmount>
    </cac:Price>
  </cac:InvoiceLine>
  <cac:InvoiceLine>
    <cbc:ID>2</cbc:ID>
    <cbc:InvoicedQuantity unitCode="HUR">5.25</cbc:InvoicedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">393.75</cbc:LineExtensionAmount>
    <cac:Item>
      <cbc:Description>Désignation de l'article</cbc:Description>
      <cbc:Name>2</cbc:Name>
      <cac:ClassifiedTaxCategory>
        <cbc:ID>K</cbc:ID>
        <cbc:Percent>0</cbc:Percent>
        <cac:TaxScheme>
          <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
        </cac:TaxScheme>
      </cac:ClassifiedTaxCategory>
    </cac:Item>
    <cac:Price>
      <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">75</cbc:PriceAmount>
    </cac:Price>
  </cac:InvoiceLine>
  <cac:InvoiceLine>
    <cbc:ID>3</cbc:ID>
    <cbc:InvoicedQuantity unitCode="ZZ">1</cbc:InvoicedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">50</cbc:LineExtensionAmount>
    <cac:Item>
      <cbc:Description>
        Article avec TVA.
        Plusieurs lignes.
        Avec encore une ligne
      </cbc:Description>
      <cbc:Name>3</cbc:Name>
      <cac:ClassifiedTaxCategory>
        <cbc:ID>K</cbc:ID>
        <cbc:Percent>0</cbc:Percent>
        <cac:TaxScheme>
          <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
        </cac:TaxScheme>
      </cac:ClassifiedTaxCategory>
    </cac:Item>
    <cac:Price>
      <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">50</cbc:PriceAmount>
    </cac:Price>
  </cac:InvoiceLine>
  <cac:InvoiceLine>
    <cbc:ID>4</cbc:ID>
    <cbc:InvoicedQuantity unitCode="KGM">3</cbc:InvoicedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">220.5</cbc:LineExtensionAmount>
    <cac:AllowanceCharge>
      <cbc:ChargeIndicator>false</cbc:ChargeIndicator>
      <cbc:AllowanceChargeReasonCode>95</cbc:AllowanceChargeReasonCode>
      <cbc:AllowanceChargeReason>Discount</cbc:AllowanceChargeReason>
      <cbc:Amount currencyID="EUR">94.5</cbc:Amount>
    </cac:AllowanceCharge>
    <cac:Item>
      <cbc:Description>Article Test</cbc:Description>
      <cbc:Name>4</cbc:Name>
      <cac:ClassifiedTaxCategory>
        <cbc:ID>K</cbc:ID>
        <cbc:Percent>0</cbc:Percent>
        <cac:TaxScheme>
          <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
        </cac:TaxScheme>
      </cac:ClassifiedTaxCategory>
    </cac:Item>
    <cac:Price>
      <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">105</cbc:PriceAmount>
    </cac:Price>
  </cac:InvoiceLine>
</Invoice>

Il est possible d’ajouter des pièces jointes à une facture électronique, y compris un aperçu visuel pour le destinataire. Cependant, ces éléments ne constituent pas la facture et ne peuvent être traités par les plateformes. Ils ne sont donc pas affichés spontanément au destinataire par leurs plateformes de réception. Il s’agit de pièces jointes facultatives qui ne seront pas forcément consultées dans la pratique.

Cela signifie aussi qu’une facture électronique ne peut pas être imprimée. De plus, elle doit être archivée d’une manière sécurisée et spécifique pour répondre aux exigences légales. Simpluse.app vous permet également cet archivage et répond aux exigences de l’Administration en cas de contrôle.

Comment cette facture apparaît-elle dans l’application de réception de facture électronique du destinataire ?

Le visuel que votre client dépend exclusivement de l’application qu’il utilise pour envoyer et recevoir ses factures électroniques. Cela ne dépend pas de l’outil utilisé pour émettre les factures.

Voici une capture d’écran du visuel proposé par une plateforme de factures électronique largement utilisée :

Le visuel obtenu par le destinataire ne dépend pas de l’application utilisée pour créer le document, quels que soient les efforts réalisés pour produire un aperçu PDF stylisé. Cela dépend exclusivement de l’application utilisée par le destinataire pour consulter le document.

Mis à jour le 31 mars 2025
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