Il est important de bien comprendre la différence entre les options « Dupliquer » et « Prendre pour modèle ». Ces deux fonctions permettent de gagner du temps, mais elles ne s’utilisent pas dans les mêmes situations.
Dupliquer
Qu’est-ce que la duplication ?
La duplication consiste à créer un document strictement identique à l’original. Toutes les données sont reprises à l’identique : le client, les articles, le mode de TVA, les conditions, etc. Il s’agit simplement d’un copier-coller du document existant pour le même client. C’est une solution rapide et très efficace pour gagner du temps.
Dans quel cadre utiliser la duplication ?
Si vous devez établir une facture récurrente pour un même client, par exemple pour une location, un achat de matériel périodique, un entretien annuel, etc.
Attention : lorsque vous dupliquez un document, le client est repris automatiquement et il ne pourra plus être modifié après la création du document. Si vous devez changer de client tout en conservant un contenu similaire, il est préférable de ne pas utiliser la duplication, mais de prendre le document comme modèle.
Exemple concret :
Vous êtes chauffagiste et vous réalisez des entretiens annuels de chaudière, que ce soit chez des particuliers ou des professionnels.
Plutôt que de créer une nouvelle facture chaque année pour cet entretien, vous pouvez établir une première facture, puis la dupliquer chaque année en modifiant simplement la date du service dans le détail du document.
Les articles ne sont pas figés. Même si le document est copié à l’identique, vous pouvez à tout moment modifier les détails d’un article dans l’onglet « Détails sur le document ».
Reprenons notre exemple :
L’année X, vous réalisez l’entretien, mais une réparation supplémentaire est nécessaire et doit être ajoutée à la facture. Il vous suffit de dupliquer le document d’origine, puis d’ouvrir l’onglet « Détails sur le document », d’ajouter un nouvel article et de le modifier pour y indiquer le service complémentaire effectué.
Comment effectuer une duplication ?
Pour effectuer une duplication d’un document, suivez les étapes suivantes :
- Ouvrez votre base de données de production ;
- Cliquez sur l’onglet « Clients » et sélectionnez le client concerné ;
- Faites défiler sa fiche jusqu’à la section « Documents » ;
- Choisissez le type de document souhaité (devis, factures, commandes, etc.) ;
- Sélectionnez le document concerné et ouvrez le ;
- Ensuite, cliquez en haut à droite sur les trois petits points et choisissez « Dupliquer le document ».
N’oubliez pas de modifier la date du service ou de la marchandise dans les « Détails du document » avant de publier celui-ci.
En effet, cette date ne se met pas à jour automatiquement.
Vidéo Tuto
Je vous invite également à regarder la courte vidéo ci-dessous :
Prendre pour modèle
Qu’est-ce que « prendre pour modèle » ?
Dans ce cas-ci, contrairement à la duplication, vous reprenez le contenu d’un document sans être obligé de l’adresser au même client. Vous pouvez ainsi conserver le même contenu tout en l’attribuant au client de votre choix.
Dans quel cadre utiliser la duplication ?
Si nous reprenons l’exemple de la duplication : vous êtes chauffagiste, mais cette fois vous souhaitez utiliser une facture du client A pour le client B.
Le client B a bénéficié exactement de la même intervention que le client A. Vous devez donc lui facturer le même contenu.
Plutôt que de réécrire entièrement la facture, vous pouvez prendre pour modèle la facture du client A, modifier la date du service et l’adresser ensuite au client B.
Comme pour la duplication, les articles ne sont pas figés. Vous pouvez à tout moment modifier les détails d’un article dans l’onglet « Détails sur le document ».
Comment prendre un document pour modèle ?
- Ouvrez votre base de données de production ;
- Cliquez sur l’onglet « Clients » et sélectionnez le client à qui vous devez facturer (le client B) ;
- Faites ensuite défiler jusqu’à la section « Documents » et cliquez sur le symbole « + » ;
- Choisissez le type de document souhaité (devis, factures ou commandes) ;
- Cliquez ensuite sur « Prendre pour modèle », puis sur « Sélectionner un modèle » ;
- La liste de tous vos documents s’ouvre. Utilisez la loupe pour rechercher le document que vous souhaitez utiliser comme modèle ;
Astuce : pensez à ajouter un signet sur les documents que vous utilisez comme modèles. Cela vous permettra de les identifier et de les retrouver plus facilement et plus rapidement par la suite avec la loupe.
- Confirmez votre choix et créez le document.
Vidéo tuto
Pour votre facilité, je vous invite à visualiser cette courte vidéo :