La norme UBL.BE est basée sur la norme standard européenne EN-16931. Sous certaines conditions, elle est aussi supportée sur le réseau Peppol. Mais, elle est généralement utilisée pour assurer les échanges entre des institutions et des entreprises belges. Il s’agit d’un format particulièrement bien adapté pour exporter les données de vente à destination des experts comptables. En effet, UBL.BE prend en compte les particularités de la TVA telles qu’elles sont appliquées en Belgique. Ce format a la particularité d’éliminer les pertes d’informations relatives à la TVA en conservant les modes tels quels.
Le format UBL.BE est cependant compatible avec Peppol. Les factures électroniques au format UBL.BE peuvent donc être échangées via Peppol.
Format UBL/XML
La norme UBL (Universal Business Language) est basée sur le format de fichier XML. Elle offre ainsi un modèle de données soutenu par de nombreuses organisations internationales et compatible avec de nombreux systèmes.
Un fichier UBL comprend toutes les informations qui figurent dans une facture PDF normale. Ces informations sont cependant enregistrées sous la forme d’un fichier structuré selon le format XML. Les données de la facture sont donc facilement lisibles par un système automatique.
Particularités de la norme UBL.BE
La norme UBL.BE ajoute un certain nombre de particularités normalisées à la norme UBL de base. Ces particularités ont été étudiées et établies en fonction de la législation belge.
Le format UBL.BE est donc idéal pour les échanges de factures électroniques entre entreprises ou institutions belges. Il constitue aussi un excellent format d’importation des factures de vente pour les logiciels de comptabilité. Il offre ainsi une passerelle de dématérialisation très efficace et fiable.
D’un point de vue historique, la norme UBL.BE remplace l’ancienne norme « e-FFF » . UBL.BE apporte de nombreux avantages et est parfaitement supporté par les solutions comptables actuelles.
Un fichier UBL.BE contient généralement la représentation du document PDF en pièce jointe (et embarquée directement dans le fichier). Par conséquent, il est très aisé d’en extraire la partie PDF et de profiter ainsi d’un visuel destiné aux humains.
Même si l’aperçu PDF d’une facture peut être embarqué dans un fichier UBL.BE, la facture électronique légale à transmettre et à conserver est bien le fichier UBL.BE complet, avec sa pièce jointe, et non pas seulement le fichier PDF seul.
Dans ce cas, la pièce jointe, c-à-d la représentation PDF du document, est seulement une partie, ou un élément indicatif, de la facture à proprement parlé. Vous devez donc conserver dans vos archives, les factures de vente dans le format UBL.BE et non plus dans le format PDF.