Vous pouvez produire et distribuer vos factures électroniques conformes à la norme PEPPOL BIS 3 Billing avec Simpluse.
Pour cela, vous devez remplir les conditions requises pour ce type de factures électroniques:
- Disposer vous-même d’un identifiant sur le réseau Peppol pour émettre des factures électroniques.
- Indiquer l’identifiant de votre client sur le réseau Peppol pour permettre la réception des documents.
- Répondre aux exigences particulières de la plateforme de votre client pour que vos factures soient acceptées.
Revoyons ces points importants plus en détails.
1. Votre propre identifiant sur le réseau Peppol
Pour pouvoir émettre des factures électroniques conformes à la norme Peppol, vous devez disposer d’un identifiant sur le réseau Peppol.
Il est recommandé de disposer d’un compte chez un fournisseur agréé de points d’accès Peppol pour envoyer et recevoir des factures électroniques. Cependant, dans certains cas, il est aussi possible de déposer des factures électroniques sous la forme de fichiers conformes en respectant certains critères prédéterminés.
Par exemple, si votre entreprise est enregistrée en Belgique, elle est répertoriée dans la base de données de la Banque Carrefour des entreprises (SPF Économie). Si c’est votre cas, l’application Simpluse peut déduire automatiquement quel est l’identifiant de votre entreprise sur le réseau Peppol. Cet identifiant est composé à partir du numéro de votre entreprise. Ce faisant, vous découvrirez sans doute que votre entreprise dispose déjà d’une boite de réception pour recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs via le réseau Peppol. Il s’agit de la plateforme HERMES.
Si votre entreprise est enregistrée au Luxembourg, c’est un peu plus compliqué. Vous êtes tenu de transmettre vos factures à l’attention du service public sous le format électronique, toutefois vous ne disposez pas automatiquement d’une boite de réception. Le format de l’identifiant des entreprises luxembourgeoises sur le réseau Peppol est cependant déjà défini. Il se base généralement sur le numéro de TVA de l’entreprise (et parfois sur le numéro de matricule).
Pour transmettre une facture au service public luxembourgeois, vous pouvez l’éditer vous-même directement sur la plateforme myGuichet.lu ou la déposer sous la forme d’un fichier conforme. Simpluse vous aide en produisant un fichier qui correspond au format attendu. À priori, la plateforme myGuichet.lu vous permet de déposer une facture électronique même si vous ne disposez pas d’une boite de réception. Toutefois, en principe, il convient de disposer vous-aussi d’une boite de réception. Pour cela, contactez un fournisseur de points d’accès Peppol agréé dans votre pays.
2. L’identifiant de votre client sur le réseau Peppol
Pour pouvoir transmettre une facture électronique à votre client via le réseau Peppol, vous devez enregistrer l’identifiant de votre client sur le réseau. C’est bien sûr à votre client de vous fournir cet identifiant. Vous pouvez l’enregistrer sur la fiche de contact de votre client dans l’application Simpluse. Pour cela, utilisez l’option « Identifiant Peppol (PeppolID) » du menu de la rubrique « Identifiants » sur le fiche de contact.
Un PeppolID est composé de 2 informations indispensables : (1) Un code permettant d’identifier l’agence qui a enregistré l’identifiant, et (2) la valeur de l’identifiant lui-même. Par exemple, en Belgique, le code de l’agence sera celui de la Banque-Carrefour des Entreprise, et la valeur, le numéro de l’entreprise enregistré auprès de la BCE.
Il ne faut pas oublier d’enregistrer l’identifiant PeppolID du client avant de commencer l’édition d’une facture. L’identifiant PeppolID est automatiquement ajouté aux informations contextuelles d’une nouvelle facture. Par contre, modifier la fiche d’un client n’affecte pas les factures pré-existantes. Celles-ci sont conservées et archivées telles quelles (conformément aux exigences légales).
Simpluse vous aide lors de la saisie du PeppolID de vos clients. Ainsi, si votre client est une entreprise belge, le simple fait de sélectionner la Banque-Carrefour des Entreprises comme agence suffit à sélectionner automatiquement le numéro d’entreprise dans la valeur. Le numéro d’entreprise est obtenu à partir du numéro de TVA.
Pour pouvoir valider l’enregistrement d’un identifiant PeppolID, celui-ci doit être joignable sur le réseau Peppol. Pour cela, Simpluse effectue une recherche rapide et s’assure que la plateforme de réception de votre client accepte bien le format Peppol. Ce n’est qu’après vérification que l’identifiant est enregistré. En cas de problème, vous pouvez corriger l’identifiant et réessayer.
3. Répondre aux exigences de la plateforme de réception du client
Il ne suffit pas simplement d’éditer vos articles et produire un fichier conforme à la norme générique PEPPOL BIS 3 Billing. Pour que votre facture soit acceptée par la plateforme de réception de votre client, vous devez aussi fournir certaines informations requises et imposées par votre client. À défaut de ces informations, votre facture sera rejetée.
N’oubliez donc pas d’indiquer le numéro du contrat ou le numéro du bon de commande d’achat fourni par votre client. Vous pouvez introduire ces informations à l’aide du widgetWidget Élément de l'interface qui regroupe un ensemble d'informations. Un widget se compose généralement d'un titre et d'un contenu qu'il est souvent possible d'éditer. « Références » de la factures. Si c’est obligatoire (et que l’adresse de livraison est différente de l’adresse de facturation), indiquez l’adresse de livraison à l’aide du widget « Adresse de livraison ». Assurez-vous aussi qu’une date est bien indiquée pour chaque article correspondant à un service dans les « Détails ».
Enfin, il faut que votre facture répondent aux exigences de la norme Peppol. Cela signifie notamment que votre facture doit être calculée sur base hors TVA. Si vous enregistrez vos articles sur base TVA comprise, vous ne pourrez pas produire la facture dans le format Peppol. Ce format ne prend en charge que des prix de base exprimés hors TVA.