Comment effectuer la gestion complète d’une facture fournisseur sur Simpluse.app ? Voyons cela étape par étape :
Réception d’une facture fournisseur dans le hub des documents
Contrairement aux factures PDF que vous receviez auparavant par e-mail, la facturation électronique implique de nouveaux réflexes.
Désormais, vous ne recevez plus vos factures fournisseurs par e-mail. Vous les recevez directement dans Simpluse.app via le réseau de facturation électronique.
Cette réception automatique est rendue possible grâce à notre collaboration avec notre point d’accès certifié, B2BRouter, qui assure la connexion sécurisée au réseau PEPPOL et la transmission conforme de vos documents électroniques.
B2BRouter est l’un des acteurs majeurs de la facturation électronique en Europe. Avec plus de 20 ans d’expérience et une collaboration étroite avec la Commission européenne, B2BRouter s’est imposé comme un fournisseur reconnu pour la fiabilité, la conformité et la sécurité de ses services. Son infrastructure permet d’assurer la transmission des factures électroniques dans le respect des normes européennes, tout en garantissant un haut niveau de protection des données.
Concrètement, lorsque vous recevez une nouvelle facture électronique, l’onglet « Hub de vos documents » affiche un petit point rouge clignotant. Ce signal visuel vous indique qu’un nouveau document est disponible. Cliquez sur cet onglet pour accéder au hub.
Ensuite, dans la section « Factures d’achats », vous verrez également un point rouge clignotant. Cliquez sur cet onglet pour consulter la liste des factures reçues. Un rectangle rouge peut aussi apparaître, indiquant le nombre de documents en retard. Cela vous permet d’identifier immédiatement les factures nécessitant une attention particulière.
Nouvelle facture en attente
Accepter ou rejeter un document
Il s’agit d’une nouvelle étape qui intervient dans la gestion de vos documents électroniques.
Pourquoi faut-il accepter ou rejeter un document ?
Confirmer la bonne réception
L’acceptation permet d’indiquer officiellement que la facture a bien été reçue et intégrée dans votre système. Cela crée une trace claire et horodatée dans le réseau. Votre fournisseur, selon les capacités de son point d’accès au réseau, peut aussi visualiser votre réponse.
Contrôler la conformité
Avant d’accepter une facture, vérifiez qu’elle correspond bien à ce qui était prévu :
- le bon fournisseur,
- les bons montants,
- les bonnes références,
- les bonnes conditions.
Si vous détectez une erreur (mauvais montant, erreur de TVA, mauvais destinataire, etc.), vous pouvez la rejeter. Cela évite d’enregistrer une facture incorrecte dans votre comptabilité.
Préparer l’automatisation comptable
Dans les prochaines années, avec les obligations européennes (notamment la réforme dite ViDA – VAT in the Digital Age), les factures électroniques serviront de base à des déclarations de TVA de plus en plus automatisées.
L’acceptation ou le rejet permet donc d’assurer que seules les factures correctes alimentent vos flux comptables et fiscaux.
Sécuriser les échanges
La facturation électronique fonctionne dans un cadre beaucoup plus automatisé et contrôlé. Le fait d’accepter ou de rejeter un document fait partie du processus de sécurisation des échanges. Cela renforce la traçabilité et limite les risques de fraude ou d’erreur.
Attention, une fois que le document est indiqué comme « accepté » ou « rejeté », vous ne pouvez plus revenir en arrière.
Icône d’une facture acceptée
Apurer votre facture
Une fois que votre document est accepté, vous pouvez apurer votre facture. Deux options s’offrent à vous :
Paiement par domiciliation
Si votre facture est réglée par domiciliation bancaire, l’application vous proposera uniquement d’apurer le document. Cette action vous permet de confirmer que le paiement par domiciliation a bien été effectué. Vous pouvez également indiquer le numéro d’opération bancaire correspondant, afin de conserver une trace précise et faciliter le suivi comptable.
Paiement manuel
Si votre facture est réglée manuellement, Simpluse.app vous propose d’afficher un QR code SEPA directement à l’écran. Il vous suffit alors de scanner ce QR code avec l’application mobile de votre banque pour effectuer le paiement rapidement et sans devoir encoder manuellement les informations. Cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps et de réduire les risques d’erreur lors de l’encodage du virement.
Simple et pratique ! Rassurez-vous : le virement bancaire généré via le QR code reprend automatiquement la communication structurée indiquée sur la facture. Vous n’avez donc aucune information à encoder manuellement. Cela garantit un paiement correct, sans risque d’erreur dans la communication, et facilite le rapprochement automatique du paiement avec le document concerné.
Icône d’une facture apurée et clôturée
Votre document finalisé est automatiquement archivé dans votre coffre-fort numérique, conformément aux obligations légales en vigueur en matière de conservation des documents.
Cet archivage sécurisé garantit l’intégrité et la traçabilité du document, et vous protège en cas de contrôle fiscal.
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