L’onglet « Documents » apparaît sur le tableau de bord de votre base de données. Il vous permet de consulter l’ensemble de vos documents de manière centralisée et d’effectuer des recherches ciblées. Son fonctionnement est similaire à celui de l’onglet « Clients ».
Une fois cet onglet ouvert, vous verrez tous vos documents listés par ordre chronologique décroissant : le plus récent figure toujours en haut de la liste. Tous les types de documents y sont regroupés : devis, factures, notes de crédit, commandes, etc.
Effectuer une recherche de document :
Pour effectuer une recherche, cliquez sur l’icône en forme de loupe en haut à droite de l’écran. Plusieurs critères de recherche sont disponibles :
- Par identifiant
- Par favori
- Par signet
- Par type de document
- Par période
- Par date d’échéance
- Par statut de publication
- Par statut de distribution
- Par contenu (mot-clé)
Une recherche dans une recherche :
Il est également possible d’effectuer une recherche dans une recherche. Par exemple, vous pouvez commencer par filtrer les documents émis entre le 1er et le 30 septembre, puis affiner cette sélection en choisissant uniquement les factures. Ce principe est identique à celui utilisé dans la recherche de clients.
Créer un rapport de la sélection :
Vous avez la possibilité de générer un rapport à partir de votre sélection. Pour cela, cliquez sur les trois petits points en haut à droite.
Ensuite, sélectionner le type de rapport que vous souhaitez créé.
Enfin, les rapports sont téléchargeables au format PDF ou Excel.
