Le hub des documents se situe dans la partie Administrative de votre compte Simpluse.app.
Il est accessible uniquement avec les identifiants de l’administrateur du compte.
Le hub des documents correspond à la boîte de réception et d’envoi de vos documents électroniques. Vous y trouverez :
- Vos factures d’achat reçues au format électronique ;
- Vos factures de vente émises au format électronique et envoyées via le réseau PEPPOL.
Différence entre le hub des documents et la base de données de production
Il est important de distinguer le hub des documents de votre base de données de production.
- La base de données de production est l’espace dans lequel vous créez vos documents commerciaux : devis, factures, notes de crédit, etc… ;
- Le hub des documents est un espace de réception et de suivi :
- Il fonctionne comme une boîte de réception pour les factures électroniques de vos fournisseurs ;
- Il sert également de plateforme de suivi pour les factures de vente que vous avez envoyées via le réseau PEPPOL.
Notification des nouveaux documents
Lorsqu’un nouveau document d’achat électronique est reçu, un point rouge clignotant apparaît sur à coté de l’onglet « Hub des documents de votre entreprise ». Cela vous permet d’être immédiatement informé de l’arrivée d’une nouvelle facture.
Interface et contenu du hub
Lorsque vous ouvrez le hub des documents, vous accédez à une page organisée de manière similaire au tableau de bord de votre base de données de production.
Vous y trouverez :
- Des statistiques présentées sous forme de tableaux et de graphiques ;
- Trois onglets principaux permettant de consulter :
- Vos factures d’achat électroniques ;
- Vos factures de vente émises au format électronique ;
- Vos contacts, c’est-à-dire vos fournisseurs et les clients connectés au réseau PEPPOL à qui vous avez envoyé un document électronique.
Le hub des documents vous offre ainsi une vue centralisée et structurée de l’ensemble de vos échanges électroniques.
Suivi de vos documents
De manière similaire au tableau de bord de votre base de données de production, des indicateurs visuels en rouge vous permettent d’identifier rapidement certaines informations importantes concernant vos documents :
- Un point rouge clignotant signale l’arrivée d’un nouveau document ;
- Un rectangle rouge situé sous l’onglet concerné indique le nombre de documents en retard ;
- Une bulle d’information affiche le nombre total de documents.
Ces repères visuels facilitent le suivi et vous permettent d’identifier immédiatement les actions prioritaires à effectuer.
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