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Règlementation en Belgique : Impression d’une facture électronique

Impression des factures électroniques

En Belgique, une facture électronique ne peut pas être imprimée pour être envoyée ou conservée, car elle doit être transmise sous un format structuré permettant un traitement automatisé.

L’impression d’une facture électronique ne lui confère aucune valeur légale.

Un fichier PDF envoyé par e-mail n’est pas une facture électronique.

Pour être valide, une facture électronique doit être transmise dans un format numérique structuré tel que le format UBL et transiter par le réseau fermé et sécurisé PEPPOL. Seules les factures électroniques transmises via PEPPOL sont conformes aux nouvelles obligations fiscales.

Archivage des factures électroniques

L’archivage des factures électroniques doit obligatoirement être numérique et respecter une durée de 10 ans.

Une facture imprimée ou PDF ne constitue pas une archive conforme.

En résumé, qu’est-ce qui change ?

L’envoi d’une facture sous forme papier ou en PDF ne sera plus autorisé pour les transactions entre entreprises (B2B) à partir du 1ᵉʳ janvier 2026. Seules les transactions avec des particuliers (B2C) pourront encore utiliser ces formats.

Ces règles garantissent la traçabilité, la sécurité et l’intégrité des factures électroniques et facilitent leur traitement comptable et fiscal.

  • Une facture électronique peut-elle être imprimée et envoyée sous format papier ?

    Non. En Belgique, une facture électronique est définie comme un document structuré qui doit être émis, transmis et reçu sous une forme numérique permettant un traitement automatisé (donc uniquement par des machines).

    L’impression d’une facture électronique ne lui confère aucune valeur légale. Seule la version électronique transmise via PEPPOL est reconnue par l’administration fiscale belge et conforme aux nouvelles réglementations.

    À partir du 1ᵉʳ janvier 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA seront tenues d’envoyer et de recevoir leurs factures sous forme électronique via PEPPOL.

    Source officielle :

  • Une facture envoyée en PDF par e-mail est-elle considérée comme une facture électronique ?

    Non. Une facture envoyée en PDF par e-mail ne répond pas aux exigences légales de la facturation électronique en Belgique.

    Pour être reconnue comme une facture électronique, une facture doit être transmise dans un format structuré lisible par les logiciels comptables, tel que UBL 2.1 conforme à PEPPOL BIS.

    L’envoi d’un simple PDF par e-mail ne garantit pas l’authenticité, l’intégrité et la traçabilité de la facture.

    À partir du 1ᵉʳ janvier 2026, l’usage des factures en PDF ne sera plus accepté dans les transactions B2B (entre professionnels).

    Source officielle :

  • Peut-on imprimer une facture électronique pour l’archiver ?

    Non. Une facture électronique doit être conservée dans son format numérique original pour respecter les obligations légales d’archivage en Belgique.

    L’impression d’une facture électronique ne garantit ni son authenticité, ni son intégrité, ni sa lisibilité à long terme. La réglementation fiscale impose une conservation numérique pendant 10 ans.

    Source officielle :

  • Pourquoi ne doit-on pas imprimer une facture électronique pour l’envoyer à un client ?

    Une facture électronique transmise sur papier ou en PDF ne permet pas de respecter les nouvelles obligations fiscales en Belgique.

    L’impression empêche le destinataire de bénéficier des avantages du traitement automatisé et peut poser des problèmes de conformité en cas de contrôle fiscal.

    À partir de 2026, toutes les transactions B2B devront obligatoirement passer par PEPPOL.

    Source officielle :

Mis à jour le 11 février 2025
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